Conformément à la loi sur la protection des données, les thérapeutes ne peuvent conserver les dossiers des patients qu’aussi longtemps que nécessaire. Le cabinet thérapeutique doit donc organiser ses processus de travail de manière à ce que les documents qui ne sont plus nécessaires soient régulièrement supprimés. La fin d’un traitement, le décès d’un/-e patient/-e ou d’un/-e thérapeute n’entraîne toutefois pas automatiquement la suppression du dossier. Les délais de conservation correspondants doivent toujours être respectés.
Délivrance du dossier médical
Les thérapeutes ne sont pas tenus de communiquer automatiquement aux patients leur dossier médical à la fin du traitement. Ils doivent toutefois en remettre une copie s’ils en reçoivent la demande. Celle-ci ne doit pas comporter les informations provenant de tiers (p. ex. des proches), à moins qu’ils n’aient donné leur consentement exprès à la divulgation. Si le thérapeute a ajouté des entrées dans le dossier médical qui n’y ont pas leur place et qui n’étaient destinées qu’à lui personnellement, ces informations peuvent être dissimulées dans la copie. En principe, le thérapeute doit être en mesure de remettre gratuitement la copie dans un format électronique courant. Si les thérapeutes n’exercent plus d’activité professionnelle ou ne sont plus joignables, la patientèle peut se renseigner sur son dossier auprès de leur succession ou auprès de l’Office de la santé de leur canton.
Obligation de conservation des dossiers des patients
Les thérapeutes peuvent parfois avoir besoin de données après la fin d’un traitement, par exemple pour la facturation ou dans le cadre d’une procédure juridique au cours de laquelle ils doivent y accéder afin d’avoir des preuves pour se défendre contre des prétentions en responsabilité civile. Les documents peuvent par conséquent être conservés jusqu’à expiration du délai de prescription pour faire valoir d’éventuelles prétentions découlant du traitement concerné. Puisqu’il est possible de faire valoir des dommages corporels pendant 20 ans, il est recommandé de les conserver pendant une durée équivalente. Si un patient ou une patiente demande à ce que ses données soient supprimées avant l’expiration du délai de prescription, le thérapeute n’est pas tenu d’accéder à sa requête. Lorsque la version originale du dossier médical lui est remise, l’obligation de conservation est également supprimée. Pour leur sécurité, il est conseillé que les thérapeutes en conserve une copie. En effet, même les documents signés concernant la renonciation à des dommages-intérêts ou à une réparation du tort moral sont difficilement défendables d’un point de vue juridique. Sans copie, les thérapeutes ne seraient plus en mesure de fournir les preuves nécessaires lors d’un éventuel procès.
Cas exceptionnels
Certaines lois cantonales sur la santé tiennent déjà compte de cette situation et exigent désormais que les dossiers des patients soient conservés pendant 20 ans. Dans certaines circonstances, des délais de conservation plus longs sont également envisageables, par exemple en cas de traitement continu de maladies chroniques ou de longue date. En outre, dans certaines situations, les données sont conservées dans des registres spécifiques, par exemple en cas de cancer ou de transplantation d’organes, sur la base de dispositions légales.
Procédure en cas de décès d’une patiente ou d’un patient
Un dossier de patient reste protégé par le secret professionnel, y compris après le décès de la personne concernée. Toutefois, des proches ou des tiers peuvent avoir accès à certaines informations utiles, par exemple pour faciliter le deuil, les consultations de génétique ou les procédures judiciaires. Pour ce faire, le thérapeute doit préalablement faire la demande à l’autorité cantonale compétente d’être délié du secret professionnel. Les dossiers doivent être conservés dans les délais applicables, y compris après le décès de la patiente ou du patient.
Règles en cas de fermeture du cabinet
L’obligation de conservation demeure même lorsqu’un thérapeute cesse son activité. Il peut soit conserver les dossiers à titre privé, soit en déléguer la conservation à des tiers. Dans tous les cas, les dossiers doivent être protégés de manière appropriée contre tout dommage et accès non autorisé. Lors de la fermeture du cabinet, il est par ailleurs impératif de clarifier la couverture d’assurance dans le cadre de la responsabilité civile professionnelle, voir à ce sujet l’article «Cas d’assurance après la fermeture du cabinet».
Remise du cabinet à la succession
Lorsqu’un thérapeute ferme son cabinet, le contrat de traitement avec sa patientèle prend fin. Le secret professionnel doit être entièrement préservé vis-à-vis de l’éventuelle succession. L’ancien thérapeute peut déléguer l’obligation de conservation des dossiers de patients, mais la personne qui lui succède ne peut les consulter que si les patients concernés y consentent explicitement (au moyen d’une déclaration signée). Toutefois, si ceux-ci s’inscrivent pour d’autres traitements auprès de la succession, leur consentement peut être supposé (consentement implicite par la conclusion d’un nouveau contrat de traitement). Pour remplir cette exigence, le nouveau thérapeute doit séparer le dossier du patient préexistant du nouveau, et ne le joindre à celui-ci qu’en cas de poursuite du traitement. Les thérapeutes restent responsables des éventuelles prétentions découlant de leur activité antérieure, même en cas de délégation de l’obligation de conservation.
Réglementation en cas de décès soudain du thérapeute
Si un ou une thérapeute décède avant que sa succession n’ait été réglée, les héritiers obtiennent l’ensemble du dossier. Cela peut poser problème, car si ces derniers doivent certes respecter la loi sur la protection des données, ils ne sont pas soumis au secret professionnel. Dans ce cas, le transfert du dossier à l’Office de la santé cantonal responsable constitue une solution appropriée.