Secondo la Legge sulla protezione dei dati, i terapisti e le terapiste possono conservare le cartelle cliniche solo per il tempo in cui tale documentazione è necessaria. Uno studio deve, quindi, organizzare le proprie procedure di lavoro in modo tale che i documenti non più indispensabili vengano cancellati regolarmente. La conclusione di un trattamento, il decesso di/delle pazienti, terapisti o terapiste non comporta, tuttavia, la cancellazione automatica delle cartelle cliniche. È necessario rispettare i corrispondenti periodi di conservazione.
Restituzione delle anamnesi
I terapisti e le terapiste non sono tenuti/e a restituire automaticamente ai pazienti e alle pazienti le anamnesi al termine del trattamento. Su richiesta dei pazienti o delle pazienti devono, tuttavia, consegnarne una copia. Nella copia si devono nascondere i dati provenienti da terzi (ad es. familiari), a meno che non vi sia il consenso di tali terzi alla pubblicazione. Se il terapista o la terapista ha inserito nell’anamnesi dati che non appartengono a quest’ultima e che erano destinati esclusivamente a lui o a lei, tali informazioni non devono essere rese visibili nella copia. In linea di massima, il terapista o la terapista deve poter consegnare la copia gratuitamente in un comune formato elettronico. Se i terapisti o le terapiste non esercitano più un’attività professionale o non sono raggiungibili, i pazienti e le pazienti possono richiedere la loro cartella clinica ai successori o all’ufficio dell’igiene pubblica del proprio cantone.
Obbligo di conservazione delle cartelle cliniche
I terapisti e le terapiste possono avere ancora bisogno dei dati anche dopo la conclusione di un trattamento, ad esempio per la fatturazione. Terapisti e terapiste devono poter accedere alle informazioni anche nell’ambito di un procedimento a scopo probatorio, al fine di difendersi dalle pretese di responsabilità civile. I documenti vanno quindi conservati fino alla scadenza dei termini di prescrizione per la rivendicazione di eventuali diritti derivanti dal trattamento in questione. Siccome è possibile far valere i danni alle persone per 20 anni, si consiglia di conservare tale documentazione per 20 anni. Se i pazienti o le pazienti chiedono la cancellazione dei propri dati prima della scadenza dei termini di prescrizione, i terapisti e le terapiste non sono tenuti/e ad assecondare tale richiesta. Se si consegna l’originale dell’anamnesi al paziente o alla paziente, decade anche l’obbligo di conservazione. Per la propria tutela, terapisti e terapiste dovrebbero comunque conservarne una copia. Infatti, persino documenti firmati riguardanti la rinuncia al risarcimento danni e alla riparazione morale sono difficilmente sostenibili dal punto di vista legale e senza una copia il terapista o la terapista non sarebbe più in grado di fornire le prove necessarie in un eventuale processo.
Eccezioni
Alcune leggi sanitarie cantonali tengono già conto di tale situazione e richiedono che le cartelle cliniche dei pazienti siano conservate per 20 anni. In singoli casi si possono considerare anche periodi di conservazione più lunghi, ad esempio per il trattamento prolungato di patologie croniche o di lunga data. Inoltre, in situazioni specifiche, le basi giuridiche prevedono che i dati vengano conservati in appositi registri, ad esempio in caso di cancro o di trapianto di organi.
Procedura in caso di decesso dei pazienti o delle pazienti
La cartella clinica rimane protetta dal segreto professionale anche dopo il decesso del paziente o della paziente. Familiari o terzi possono tuttavia avere accesso a determinate informazioni utili, ad esempio per agevolare l’elaborazione del lutto, per consulenze genetiche o nell’ambito di procedimenti giudiziari. A tal fine, terapisti e terapiste devono richiedere preventivamente all’autorità cantonale competente di essere dispensati dal segreto professionale. Anche dopo il decesso del paziente o della paziente le cartelle cliniche devono essere conservate secondo i termini vigenti.
Regole in caso di cessazione dell’attività professionale
L’obbligo di conservazione permane anche nel caso in cui il terapista o la terapista decidesse di cedere l’attività professionale. In questo caso il terapista o la terapista può archiviare le cartelle privatamente oppure delegarne la conservazione a terzi. Dovrà comunque provvedere affinché siano protette in maniera adeguata da danni e accessi non autorizzati. In caso di cessazione dell’attività professionale è, inoltre, assolutamente necessario chiarire la copertura assicurativa da parte della responsabilità professionale, si veda a tal proposito l’articolo «Caso assicurativo dopo la cessazione dell’attività professionale».
Cessione dello studio medico ai successori
Quando i terapisti o le terapiste cedono il proprio studio, termina anche il contratto relativo al trattamento con i pazienti e le pazienti. Il segreto professionale deve essere garantito interamente nei confronti di eventuali successori. Il terapista e la terapista in carica può delegare l’obbligo di conservazione delle cartelle cliniche, tuttavia la persona subentrante può visionarle solo con l’esplicito consenso del paziente o della paziente in questione (tramite dichiarazione firmata). Se i pazienti o le pazienti si rivolgono al terapista o alla terapista subentrante per ulteriori trattamenti, il consenso può essere raccolto (consenso concludente con l’adesione a un nuovo contratto di trattamento). Per soddisfare tali requisiti, i terapisti e le terapiste dovrebbero separare le cartelle cliniche esistenti da quelle nuove e allegare quelle esistenti alle nuove solo in caso di prosecuzione del trattamento. Anche se l’obbligo di conservazione viene delegato, il terapista o la terapista continua a essere responsabile per eventuali rivendicazioni derivanti dalla sua precedente attività.
Regolamentazione in caso di decesso improvviso del terapista o della terapista
Se un terapista o una terapista muore prima che sia stato individuato il suo successore, gli eredi e le eredi entrano in possesso di tutti gli atti. Una situazione delicata, in quanto gli eredi e le eredi devono rispettare la Legge sulla protezione dei dati, ma non sono soggetti al segreto professionale. In questi casi sarebbe opportuno e corretto consegnare le cartelle cliniche agli uffici dell’igiene pubblica del proprio cantone.